Q&A

Do takiego przypadku zawsze należy podejść indywidualnie. Nie może być mowy o żadnym automatyzmie, tj. każdorazowym zaliczeniu lub przeciwnie – braku zaliczenia zawyżonej ceny oferty do średniej arytmetycznej złożonych ofert.

W przypadku opisanym w pytaniu pomocny może być wyjątek opisany w art. 224 ust. 2 pkt 1) Pzp, zgodnie z którym Zamawiający nie zwraca się o udzielenie wyjaśnień, jeżeli rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

Podstawa prawna:

Art. 224 ust. 2 pkt 1) Pzp

Szczegółowe zestawienie kosztów Wykonawcy, które ujął w oferowanej cenie ryczałtowej, będzie prawidłowe, jeżeli z tego zestawienia będą wynikać co najmniej okoliczności, o których mowa w art. 224 ust. 3 pkt 4) i 6) ustawy Pzp, tj.:

1. zgodność z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2018 r., poz. 2177 oraz z 2019 r. poz. 1564) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie,

2. zgodność z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie.

Wykonawca składając wyjaśnienia może skutecznie powołać się na dodatkowe przesłanki kształtujące cenę, inne niż wynikające z wezwania Zamawiającego.

Jeżeli chodzi o porównanie ceny oferty do szacowania, porównywalna może być zarówno wartość całej oferty, jak i wartość jej poszczególnych składników cenotwórczych, na które powołuje się Wykonawca.

Podstawa prawna:

Art. 224 Pzp

Błąd rachunkowy w wyjaśnieniach składnych w odpowiedzi na wezwania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny nie stanowi podstawy do odrzucenia oferty.

Jeżeli składane przez Wykonawcę wyjaśnienia nasuną nowe wątpliwości związane z ceną oferty lub przykładowo – w treści wyjaśnień dojdzie do błędu rachunkowego, wówczas należałaby rozważyć możliwość wezwania do złożenia wyjaśnień w tym zakresie lub uszczegółowienia pierwotnych wyjaśnień.

Podstawa prawna:

Art. 226 Pzp

Art. 224 Pzp

Ze względu na ekonomikę postępowania w sytuacji, w której oferta i tak podlega odrzuceniu, można odstąpić od wezwania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

Wymaga jednak podkreślenia, że żaden przepis ustawy Prawa zamówień publicznych nie zawiera wyłączenia możliwości stosowania art. 224 Pzp. Takie rozwiązanie przyjęto wyłącznie przez analogię do art. 128 ust. 1 Pzp, zgodnie z którym nie wzywa się do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, jeżeli wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta Wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie, lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Podstawa prawna:

Art. 224 Pzp

Zgodnie z brzmieniem art. 224 ust. 1 Pzp Zamawiający żąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny, kosztu lub ich istotnych części składowych. Aby wyjaśnienia Wykonawcy były skuteczne, nie mogą być gołosłowne i powinno się poprzeć je dowodami. Należy jednak pamiętać o tym, że kalkulacja własna Wykonawcy lub wyliczenie kosztów pracy również mogą być dowodem – niezależnie od tego, czy stanowią one odrębny od wyjaśnień dokument, czy też ich fragment.

Podstawa prawna:

Art. 224 ust. 1 Pzp

Zgodnie z art. 224 ust. 1 Pzp, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający żąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

To Wykonawca, jako strona postępowania, składając wyjaśnienia powinien wskazać swój zysk przy realizacji zamówienia. Również Wykonawca powinien wykazać, że cena jego oferty nie jest rażąco niska. Elementem wyjaśnień Wykonawcy może być oczywiście oferta podwykonawcy na realizację fragmentu przedmiotu zamówienia, ale zgodność ceny oferty lub jej istotnych części składowych

z szeroko rozumianymi przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego wykazuje zawsze Wykonawca.

Z uwagi na powyższe, żądanie przez Zamawiającego wykazania dowodów oraz całkowitej kalkulacji

i pokazania zysku od podwykonawcy, który będzie brał udział w zamówieniu, jest przekroczeniem uprawnień Zamawiającego wynikających z treści art 224 Pzp.

Podstawa prawna:

Art. 224 ust 1 Pzp

W postępowaniach, w których przewidziano akcję elektroniczną, wyjaśnienia w zakresie ceny oferty mogą być składane zarówno względem ceny oferty zaoferowanej przed, jak i po aukcji.

Podstawa prawna:

Art. 224 Pzp

Wyjaśnienia ceny oferty mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Aby tak było, Wykonawca wraz z przekazaniem takich informacji musi wskazać informacje objęte tajemnicą i zastrzec, że nie mogą być one udostępniane, a także bezwzględnie wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać o tym, żeby uzasadnienie zastrzeżenia oddzielić od samych wyjaśnień, bowiem samo uzasadnienie będzie jawne.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się:

1. informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą,

2. które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób,

3. o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”

W uzasadnieniu zastrzeżenia ww. elementy trzeba wprost opisać, a same uzasadnienie należy poprzeć dowodami.

Podstawa prawna:

Art. 18 ust. 3 Pzp

Art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny dla swojej skuteczności nie muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym. Wyjaśnienia powinny zostać złożone pisemnie.

Przez pisemność, zgodnie z art. 7 pkt 16) Pzp, rozumie się sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że dla skuteczności formy złożonych wyjaśnień wystarczające będzie ich przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Ważne, by możliwym była identyfikacja Wykonawcy.

Podstawa prawna:

Art. 63 Pzp

Art. 7 pkt 16) Pzp

§2 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

Jeżeli w zakresie ceny oferty zachodzi przesłanka kwotowa, o której mowa w art. 224 ust. 2 Pzp, co do zasady Zamawiający ma obowiązek wezwać Wykonawcę do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

Przykładowo: Jeżeli Wykonawca „X” świadczy daną usługę na rzecz Zamawiającego za 150 000,00 zł

i na taką też kwotę złożył ofertę, a w postępowaniu wpłynęły jeszcze 3 inne oferty z cenami oscylującymi na poziomie około 260 000,00 zł, nie można wykluczyć, że Wykonawca X zaoferował cenę nierynkową lub osoby wykonujące zamówienie nie będą otrzymywały wynagrodzenia zgodnego

z przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Ponadto bardzo rzadko zdarza się, że 2 postępowania obejmują identyczny przedmiot zamówienia. Stąd też Zamawiający każdorazowo powinien przeanalizować prawidłowość wyliczenia ceny, biorąc pod uwagę konkretny przedmiot zamówienia, który ma zostać zrealizowany w precyzyjnie określonych warunkach.

Oczywiście w tym zakresie aktualny pozostaje wyjątek wynikający z treści samego przepisu. O tym, czy rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia, powinien jednak każdorazowo decydować Zamawiający.

Podstawa prawna:

Art. 224 ust. 2 pkt 1) Pzp

Podczas składania wyjaśnień Wykonawcy powinni skupić się na szczegółowym wyjaśnieniu wszystkich opisanych w wezwaniu wątpliwości Zamawiającego oraz przedstawieniu dowodów na ich poparcie. Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowane lub usługi, należy pamiętać, aby wyjaśnienia obejmowały swoim zakresem co najmniej okoliczności opisane w art. 224 ust. 3 pkt 4) i 6) Pzp. W treści wyjaśnień należy więc odnieść się do kosztów z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. Ponadto składając wyjaśnienia należy pamiętać o tym, że ich głównym celem jest rozwianie wątpliwości Zamawiającego i wykazanie, że za zaoferowaną cenę możliwe jest wykonanie zamówienia zgodnego z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia oraz w sposób gwarantujący osiągnięcie zysku. W treści składanych wyjaśnień należy ten zysk zatem wskazać.

Niestety wskazanie przykładowych wyliczeń w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego nie jest możliwe. Wyjaśniając cenę oferty należy każdorazowo wskazać i opisać okoliczności właściwe dla danego postępowania oraz oferowanego przedmiotu zamówienia.

Podstawa prawna:

Art. 224 Pzp

Odpowiedź na powyższe pytanie zależy od treści samych wyjaśnień.

Jeżeli w wyjaśnieniach Wykonawca wskazuje na upusty lub rabaty, które posiada w hurtowniach, pozwalające na obniżenie cen jednostkowych oferowanych produktów, należy przedłożyć dokument potwierdzający ten fakt.

Jeżeli przy realizacji elementu przedmiotu zamówienia Wykonawca zamierza korzystać ze świadczeń realizowanych przez podwykonawców, należy złożyć ich oferty lub cenniki, zgodnie z którymi świadczenia te zostaną wykonane.

Jeżeli natomiast Wykonawca wykazuje:

• zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2018 r., poz. 2177 oraz z 2019 r. poz. 1564) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie,

• zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie,

nieodzownym będzie wskazanie wysokości tych kosztów, np. poprzez złożenie listy płac, oświadczenia w zakresie wysokości wynagrodzenia osób, które będą wykonywać zamówienie lub szczegółowego wyliczenia w tym zakresie.

Podstawa prawna:

Art. 224 ust. 2 pkt 1) Pzp

Jeżeli Wykonawca złoży dokumenty wcześniej niż w wyznaczonym w wezwaniu terminie, czyli de facto sam sobie ten termin skróci, a jednocześnie w treści pisma przewodniego lub np. w treści wiadomości e-mail nie wskaże, że uzupełnienie będzie składane w kilku wiadomościach lub np., że oczekuje na wydanie np. referencji, które zostaną dosłane w późniejszym terminie (ale oczywiście w terminie wyznaczonym w wezwaniu), dokumenty przekazane Zamawiającemu w późniejszym terminie nie powinny być traktowane jako jedno uzupełnienie.

Przyjęcie dokumentów składanych „na raty” może wzbudzać podejrzenia, że Zamawiający skontaktował się z Wykonawcą np. telefonicznie i przypomniał o konieczności dosłania brakujących dokumentów - co z kolei będzie naruszeniem zasady równego traktowania Wykonawców. Jeżeli jednak w treści wezwania Zamawiający ureguluje tę kwestię, np. poprzez pouczenie, że „Do oceny uzupełnienia Zamawiający przystąpi
nie wcześniej niż po upływie wyznaczonego terminu, co oznacza, że w przypadku składania uzupełnienia w kilku odrębnych wiadomościach będą one oceniane łącznie” i zasada będzie obowiązywać wszystkich wykonawców, wówczas będzie możliwe traktowanie uzupełnienia złożonego w częściach jako całości.

Podstawa prawna:

art. 128 ust 1 Pzp

Odpowiedź Wykonawcy na wezwanie z art. 128 ust. 4 Pzp należy traktować jak wyjaśnienia, również w sytuacji, kiedy jego fragmenty lub całość wyjaśnienia zostały przesłane w formie wykazów. Jeżeli zatem wyjaśnienia rozumiane powyższy w sposób nie rozwiewają wątpliwości Zamawiającego, rekomenduje się wezwanie Wykonawcy na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp o nowy podmiotowy środek dowodowy.

Jeżeli jednak Zamawiający nadal widzi możliwość wyjaśniania złożonych dokumentów, to ustawa Pzp nie zabrania wielokrotnego wyjaśniania ich treści, o ile nie będzie to mogło być potraktowane jako kolejne z rzędu uzupełnienie.

Podstawa prawna:

art. 128 ust 1 Pzp

art. 128 ust 4 Pzp