Opis przedmiotu zamówienia - jak prawidłowo go przygotować?

PZPgo: Czym jest opis przedmiotu zamówienia?

Arkadiusz Juszczyk: Opis przedmiotu zamówienia stanowi podstawowy element specyfikacji warunków zamówienia, ponieważ jego jakość wpływa na jakość wykonanego zamówienia i ostatecznie na osiągnięcie przez zamawiającego zamierzonego celu.

Opis przedmiotu zamówienia ma istotne znaczenie już na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. OPZ wpływa na ustalenie wartości zamówienia. Ustalona wartość zamówienia determinuje decyzję o niestosowaniu lub stosowaniu właściwych przepisów Prawa zamówień publicznych, co skutkuje wybraniem przez zamawiającego właściwej procedury.

Opis przedmiotu zamówienia powinien pozwolić wykonawcom na przygotowanie oferty i obliczenie ceny z uwzględnieniem wszystkich czynników wpływających na daną cenę.

Jak zamawiający ma opisać przedmiot zamówienia?

Przedmiot zamówienia publicznego powinien być opisany w taki sposób, aby uniknąć sztucznego zawężania konkurencji poprzez wymagania faworyzujące konkretnego wykonawcę lub konkretny produkt czy usługę.

Zgodnie z ustawą PZP przedmiot zamówienia należy opisywać „w sposób jednoznaczny i wyczerpujący”.  Oznacza to, że opis przedmiotu zamówienia (OPZ) ma tylko jedno znaczenie (z założenia jest rozumiany jednakowo przez wszystkich zainteresowanych ubieganiem się o udzielenie zamówienia) i nie może budzić wątpliwości. Uwzględnienie wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty ma umożliwić wykonawcom obliczenie ceny oferty zgodnie z opisem sposobu obliczenia ceny.

Negatywnym przykładem OPZ są dokumentacje projektowe, które nie zawierają rozwiązań szczegółowych.  W wielu przypadkach brak rozwiązań szczegółowych w dokumentacji projektowej  może generować problemy na poziomie wyceny ofert oraz realizacji inwestycji. 

Sformułowanie „za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń”  - użyte w ustawie PZP - odnosi się do języka fachowego używanego w konkretnej branży, w której działają podmioty zainteresowane ubieganiem się o udzielenie danego zamówienia.

W tym przypadku przykładem negatywnym jest użycie w dokumentacjach  projektowych stanowiących opis przedmiotu zamówienia na roboty budowlane sformułowania „ wydaje  się, że jest możliwe ….”.  

Niedopuszczalne jest również opisanie przedmiotu zamówienia w sposób dający wykonawcy zbyt duży margines swobody na etapie wykonywania umowy w stosunku do wymagań zamawiającego wskazanych w specyfikacji warunków zamówienia. Dotyczy to sytuacji, w których zamawiający, oczekując wykonania zamówienia na wysokim poziomie, otrzymuje produkt średniej albo niskiej jakości na skutek tego, że w OPZ nie określił standardu wykonania zamówienia. Na przykład: brak określenia jakości materiałów wykończeniowych.