Plan postępowań o udzielenie zamówień - porównanie obowiązujących przepisów Pzp z przepisami Pzp z 2004 roku.

Ustawodawca wskazał w art. 23 ust. 1 obowiązującego Pzp, że zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 (1), oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Obowiązek sporządzania planu postępowań wynikał także z przepisów Pzp z 2004. W Pzp z 2019 dodano obowiązek aktualizacji tego planu, jak również wprowadzono konieczność zamieszczania (publikowania) planu dodatkowo w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Cel tworzenia oraz upubliczniania planów postępowań

Głównym celem tworzenia oraz upubliczniania planów postępowań jest usystematyzowanie prowadzonych przez zamawiającego postępowań, zwiększenie ich transparentności i przejrzystości, jak również uniknięcie dzielenia zamówienia na części.

Plan postępowań stanowi również informację dla wykonawców zainteresowanych działalnością na rynku zamówień publicznych. Pozyskane informacje umożliwią wykonawcom przygotowanie się do postępowań z wyprzedzeniem. Należy przy tym pamiętać, że zamawiający nie jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowań wskazanych w opublikowanym planie.

Dzięki obowiązkowi sporządzania planu postępowań zamawiający będą dysponować pełną wiedzą na temat wartości poszczególnych zadań, a także w większym stopniu będą mogli wyeliminować ryzyko naruszenia przepisów Pzp przez niewłaściwe szacowanie wartości zamówienia lub dzielenie zamówienia na części w celu ominięcia stosowania przepisów Pzp, a także naruszenia przepisów uondfp, jak również wystąpienia korekt finansowych – w przypadku wydatkowania środków unijnych.

Zgodnie z przyjętą w art. 7 pkt 18 Pzp z 2019 definicją przez postępowanie o udzielenie zamówienia rozumie się postępowanie wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem, z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu. Zatem w dalszym ciągu publikacja planów postępowań nie dotyczy zamówień, których wartość szacunkowa nie jest równa lub nie przekracza kwoty 130 000 zł bez podatku od towarów i usług.

Miejsce i termin publikacji planu postępowań

Zmiana, jaka została wprowadzona w Pzp z 2019, dotyczy w szczególności sposobu upublicznienia planu postępowań. W świetle art. 23 ust. 1 i 2 Pzp z 2019 zamawiający zobowiązani są do publikacji sporządzonego planu nie tylko na swojej stronie internetowej, ale także w Biuletynie Zamówień Publicznych. Tak jak w Pzp z 2004 plan należy sporządzić i opublikować w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ. Przez pojęcie „przyjęcie” należy rozumieć zatwierdzenie czy też uchwalenie budżetu lub planu finansowego.

Zawartość planu postępowań

Ustawodawca w treści art. 23 ust. 2 pzp z 2019 jednoznacznie wskazał, jakie informacje zamawiający powinni zawrzeć w planie postępowań. Plan powinien zawierać w szczególności:

• przedmiot zamówienia;

• rodzaj zamówienia (według podziału na roboty budowlane, dostawy lub usługi);

• przewidywany tryb albo procedurę udzielenia zamówienia;

• orientacyjną wartość zamówienia;

• przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Wymienione wyżej elementy planu stanowią katalog otwarty, ze względu na zastosowanie w przepisie sformułowania „w szczególności”. Zatem zamawiający mogą opublikować również inne dane (informacje) dotyczące poszczególnych planowanych do wszczęcia postępowań, które w ich ocenie powinny się w tym planie znaleźć. W planie postępowań należy uwzględnić zarówno postępowania wszczynane w danym roku, których realizacja jest przewidziana na dany rok budżetowy (finansowy), jak i zadania wieloletnie, które w danym roku zostaną wszczęte.

Po pierwsze, plan postępowań powinien zawierać informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, który należy opisać w taki sposób, aby potencjalny wykonawca zainteresowany danym postępowaniem mógł zapoznać się z potrzebami zakupowymi zamawiającego i przeanalizować, czy zamówienie to mieści się w ramach prowadzonej przez niego działalności, oraz ewentualnie, żeby mógł się do tego zamówienia przygotować. Wystarczające jest podanie nazwy zamówienia lub krótkiego opisu, który umożliwi identyfikację tego, co będzie się składało na przedmiot dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Przedmiot zamówienia przekłada się również na wybór trybu lub procedury, jaką zamawiający będzie zobowiązany zastosować do udzielenia zamówienia.

Po drugie, plan postępowań powinien zawierać dane dotyczące rodzaju zamówienia –zamawiający powinien ustalić, czy przedmiot zamówienia stanowi dostawę, usługę, czy robotę budowlaną. Przy określeniu rodzaju zamówienia należy posiłkować się definicjami wskazanymi przez ustawodawcę w art. 7 pkt 4, 21 i 28 Pzp z 2019. W przypadku zamówień mieszanych należy w celu ustalenia ich rodzaju stosować zasady opisane w dziale I rozdziale 4 Pzp z 2019.

Następnie w planie postępowań należy wskazać przewidywany tryb albo procedurę udzielenia zamówienia. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne należy wskazać spośród następującej listy trybów albo procedur udzielania zamówień:

1. tryb podstawowy – bez negocjacji (art. 275 pkt 1 Pzp z 2019);

2. tryb podstawowy – negocjacje fakultatywne (art. 275 pkt 2 Pzp z 2019);

3. tryb podstawowy – negocjacje obligatoryjne (art. 275 pkt 3 Pzp z 2019);

4. partnerstwo innowacyjne;

5. negocjacje bez ogłoszenia;

6. zamówienie z wolnej ręki;

7. konkurs;

8. umowa ramowa.

Z kolei w przypadku zamówień o wartości równej progom unijnym lub większej zamawiający będzie mógł wskazać spośród następującej listy trybów albo procedur udzielania zamówień:

• przetarg nieograniczony;

• przetarg ograniczony;

• negocjacje z ogłoszeniem;

• dialog konkurencyjny;

• partnerstwo innowacyjne;

• negocjacje bez ogłoszenia;

• zamówienie z wolnej ręki;

• konkurs;

• umowa ramowa;

• dynamiczny system zakupów (2).

Wybór odpowiedniego trybu albo procedury przewidzianej dla prowadzenia danego rodzaju zamówienia każdorazowo należy do zamawiającego. Każdy tryb (lub procedura) ma określoną specyfikę (np. sposób oraz moment wszczęcia postępowania, różne terminy i obowiązki) oraz wiąże się z formalnymi wymaganiami dotyczącymi okoliczności, w jakich może być zastosowany. Zatem wskazanie trybu albo procedury w planie postępowań ma zasadnicze znaczenie dla wykonawców, gdyż dzięki tej informacji będą oni mogli zapoznać się z podstawowymi zasadami związanymi z udzieleniem danego zamówienia oraz ocenić, czy mają szansę na udział w danym postępowaniu, czy też nie. Ponadto będą mogli oszacować termin podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego i jego realizacji.

W dalszej części planu postępowań zamawiający będzie zobowiązany wskazać orientacyjną wartość zamówienia, bez podatku od towarów i usług. Wartość tę można ustalić w szczególności na podstawie:

1. danych wskazanych w uchwale budżetowej, planie finansowym lub wieloletniej prognozie finansowej;

2. danych uzyskanych w wyniku przeprowadzenia wstępnej analizy cen rynkowych, danych katalogowych, danych dostępnych w internecie;

3. kalkulacji cenowej np. kosztorysów inwestorskich lub zestawienia planowanych kosztów;

4. analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w latach ubiegłych;

5. analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub udzielonych przez innych zamawiających, a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia.

Należy pamiętać, że orientacyjna wartość zamówienia również przekłada się na rodzaj trybu lub procedury, jaką zamawiający będzie zobowiązany zastosować do udzielenia zamówienia.

Ostatnią informację, którą należy uwzględnić w planie postępowań, jest przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym w danym roku kalendarzowym. Zatem w planie zamawiający zobowiązany jest wskazać przybliżony termin wszczęcia postępowania, a nie konkretny (dzień i miesiąc).

Ustawodawca zobowiązał zamawiającego do wskazania w planie postępowań najważniejszych elementów dotyczących przyszłych zamówień. Użyte w omawianym przepisie określenia „przewidywany” oraz „orientacyjny” oznaczają, że informacje te mają charakter wstępny, niewiążący i nieostateczny i że będą podlegały uszczegółowieniu przed wszczęciem postępowania. Natomiast przedmiot i rodzaj zamówienia powinny być określone w sposób konkretny.

Z treści rozporządzenia w sprawie planu postępowań wynika, że zamawiający w planie mogą zamieścić inne dodatkowe informacje, dotyczące np. wstępnych konsultacji rynkowych, innowacyjnych zamówień, zrównoważonych zamówień (uwzględniających aspekty społeczne, aspekty środowiskowe). Jak również są zobowiązani wskazać, na czym polega aktualizacja planu – czy na zmianie, czy na dodaniu, czy też na rezygnacji z pozycji planu.

Aktualizacja planu postępowań

Na podstawie art. 23 ust. 4 Pzp z 2019 zamawiający zobowiązani są do zapewnienia aktualności planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizacje planu (podobnie jak sam plan) są zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. Wprowadzenie tego obowiązku, jak również standaryzacja układu i zakresu informacji zawieranych w planie, zdecydowanie należy ocenić pozytywnie, gdyż bez wątpienia wpłynie to na większe niż dotychczas wykorzystanie przez wykonawców informacji o planowanych postępowaniach, a co za tym idzie – powinno się przełożyć na wzrost konkurencyjności.

Wskazać w tym miejscu należy, że ustawodawca w dalszym ciągu nie przewidział żadnych sankcji za niewypełnienie któregokolwiek z obowiązków określonych w art. 23 Pzp z 2019. Jednak mając na uwadze zasady wyrażone w art. 16 Pzp z 2019, należy uznać, że sporządzanie planu jest zasadne i może wpływać na konkurencyjność prowadzonych w przyszłości postępowań. W związku z tym w interesie zamawiającego leży dbałość o prawidłowość (aktualność) informacji podanych w planie postępowań.

Wyłączenie obowiązku zamieszczenia planu postępowań

Ustawodawca w Pzp w 2019 określił katalog sytuacji wyłączających obowiązek zamieszczenia planu postępowań na stronie internetowej zamawiającego oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych. W analizowanym przepisie obok przesłanki związanej z ochroną informacji niejawnych przewidziano dodatkową przesłankę dotyczącą istotnego interesu bezpieczeństwa państwa. Urząd Zamówień Publicznych w „Komentarzu do Prawa zamówień publicznych”(3) wskazał, że „Dążąc do realizacji wytycznych interpretacyjnych tekstów prawniczych, koniecznym będzie zapewnienie jednolitego rozumienia i stosowania tego pojęcia na gruncie całego Pzp. Jednocześnie, jak wskazała rzecznik generalna w swojej opinii w sprawie C-187/16 Komisja przeciwko Austrii, pojęcie podstawowych interesów bezpieczeństwa państwa jest pojęciem prawa unijnego, które należy interpretować w sposób autonomiczny. Obejmuje ono zarówno bezpieczeństwo zewnętrzne, jak również bezpieczeństwo wewnętrzne państw członkowskich. Zarazem państwom członkowskim przysługuje szeroki zakres uznania w odniesieniu do definiowania jego podstawowych interesów w zakresie bezpieczeństwa. Przyjąć należy, że z zamówieniem dotyczącym istotnego interesu bezpieczeństwa państwa będziemy mieli do czynienia, gdy dotyczy ono w szczególności takich wartości, jak suwerenność, międzynarodowa pozycja, niepodległość, nienaruszalność terytorium, obronność państwa.”

Rozporządzenie w sprawie planu postępowań

W art. 23 ust. 6 Pzp z 2019 zawarta została delegacja ustawowa do ustalenia wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień. Wzór taki został określony przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii i wynika z rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień (Dz. U. z 2020 r. poz. 2362). Należy podkreślić, że w Pzp z 2004 brakowało takiej delegacji i plany postępowań sporządzane były przez każdego z zamawiających w dowolnej formie.

(1) Zamawiający niesklasyfikowani w ramach jednej z przedmiotowych grup mogą podjąć decyzję o przygotowaniu stosownego planu i jego publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy.

(2) Przedmiotowy zakres wynika z rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień (Dz. U. z 2020 r. poz. 2362) – dalej: rozporządzenia w sprawie planu postępowań.

(3) https://www.uzp.gov.pl/nowe-pzp/repozytorium-dokumentow-nowe-pzp/komentarz-do-nowego-pzp