Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce

Obowiązkowa komunikacja przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych wchodząca w życie w styczniu 2021 roku wprowadza, zarówno w postępowaniach poniżej progów unijnych, jak i w tych, których wartość jest równa progom unijnym lub je przekracza, obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Wymóg użycia środków komunikacji elektronicznej, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, dotyczy składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiany informacji oraz przekazywania dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą. Zatem wymóg ten dotyczy przekazywania wszelkiej dokumentacji w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

PZP nie uszczegóławia pojęcia środków komunikacji elektronicznej, a odwołuje się w tym zakresie do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z nią środki komunikacji elektronicznej to takie rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna. To zamawiający decyduje i jest zobowiązany w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie zakomunikować jakie środki komunikacji będą w danym postępowaniu wykorzystywane.

Ważne jest to, że użyte przez zamawiającego środki komunikacji elektronicznej mają zapewniać zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniać możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

Czy w świetle tego poczta elektroniczna jest dobrym środkiem komunikacji elektronicznej?

Postać a forma elektroniczna

Nowa ustawa określa wymagania co do formy lub postaci dokumentów składanych przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym:

• oferty,

• wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie,

• wniosku do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców,

• oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego.

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Prawidłowe sporządzenie dokumentu w postaci elektronicznej od początku elektronizacji systemu zamówień publicznych budziło wiele wątpliwości. A kwestia ta jest istotna, bowiem w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego, wykonawca składa pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W tym zakresie poznanie dotychczasowej praktyki, orzecznictwa i piśmiennictwa jest ważne do dokonania oceny prawidłowości podejmowanych w postępowaniu, w szczególności przez wykonawcę, czynności.

Elektronizacja i co dalej?

Na podstawie upoważnienia zawartego w nowej ustawie Prezes Rady Ministrów określi w drodze rozporządzenia akt regulujący w sposób ramowy:

• sposób sporządzania oraz sposób i tryb przekazywania dokumentów przekazywanych w postępowaniu lub konkursie,

• wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych przekazywanych w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

• wymagania techniczne odnoszące się do środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie.

Będziemy o tym na bieżąco informować.

Autor: Iwona Ziarniak