Forma komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – wszystko co powinieneś o tym wiedzieć

PZPgo: Zacznijmy od definicji pisemności i tego jak powinna być prowadzona komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Iwona Ziarniak: Ustawa Prawo zamówień publicznych (ustawa PZP) definiuje pojęcie pisemności. Przez „pisemność” w odniesieniu do komunikacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić. Użycie wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich wskazuje, iż komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, eliminując tym samym komunikaty dźwiękowe lub wizualne. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie w danej informacji mają być uzewnętrznione w widzialnej postaci, tak, aby można je było odczytać oraz wyrażone w taki sposób, aby była możliwość ich kopiowania. Zatem mają mieć postać papierową lub elektroniczną.

Definicję „pisemności” należy odróżnić od dobrze nam znanej formy pisemnej, o której mowa w kodeksie cywilnym, a która to do swojej ważności wymaga własnoręcznego podpisu obejmującego treść złożonego oświadczenia bądź też zachowanie elektronicznej formy czynności prawnej. Na gruncie ustawy PZP dokument pisemny nie musi być opatrzony własnoręcznym podpisem obejmującym treść oświadczenia. Z wyłączeniem wyjątków wynikających z Ustawy PZP, oświadczenia składane przy pomocy poczty elektronicznej będą w pełni skuteczne.

A czy ustawodawca dopuścił jakąś inną formę komunikacji?

W ustawie PZP mamy dopuszczoną komunikację ustną, ale tylko w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu tylko do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych. Jeśli zamawiający korzysta z tej formy komunikowania, zobowiązany jest udokumentować jej treść.  Nie możemy zapominać o formie pisemnej przewidzianej np. dla oświadczeń, o których mowa w art. 56 Ustawy PZP.

Nowa ustawa PZP wprowadza obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Co dokładnie oznaczają tutaj środki komunikacji elektronicznej?