Wybór najkorzystniejszej oferty – sprawdź, co musisz wiedzieć

PZPgo: Opis potrzeb i wymagań musi zawierać kryteria, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. W jaki sposób zamawiający powinien stworzyć listę tych kryteriów? Co powinien wziąć pod uwagę?

Krzysztof Zedlewski: Ustawodawca przyjął, że dokumentami zamówienia będą dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których odnosi się zamawiający, inne niż ogłoszenie, a służące do określenia lub opisania warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań. Już z samej treści tej definicji widzimy, że co do zasady opis potrzeb i wymagań musi dać potencjalnym wykonawcom odpowiedź na pytanie, z jakim charakterem i zakresem przedmiotu zamówienia mają do czynienia, a także jakie będą wymagania formalne w prowadzonym przez zamawiającego postępowaniu. Tym samym faktycznie musi on zawierać opis kryteriów oceny, jakimi będzie się kierował zamawiający przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Z oczywistych względów doboru kryteriów oceny ofert Zamawiający dokonywać będzie według swoich potrzeb, dostosowując ich rodzaj i wagę pod kątem uzyskania konkretnego, indywidualnego przedmiotu zamówienia, mając oczywiście na uwadze rodzaj przedmiotu zamówienia i zasadę, że kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia.

Kryteria oceny ofert muszą być:

• obiektywne,

• zgodne z zasadami przejrzystości,

• niedyskryminujące,

• umożliwiające równe traktowanie,

• gwarantujące, że oferty złożone przez wykonawców będą oceniane w warunkach efektywnej konkurencji.

W praktyce każdy zamawiający będzie stał przed dylematem, jakie kryteria zastosować, aby osiągnąć cel w danym postępowaniu, tj. wybrać najkorzystniejszą ofertę z zachowaniem prawidłowej oceny ekonomicznej, jakościowej i kosztowej, mając na uwadze rodzaj przedmiotu zamówienia. To powiązanie kryteriów oceny ofert z przedmiotem zamówienia ma polegać na odniesieniu ich do dowolnych aspektów przedmiotu zamówienia lub dowolnego cyklu życia przedmiotu zamówienia, przy uwzględnieniu indywidualnych potrzeb zamawiającego, które z jego punktu widzenia są najważniejsze, a które obiektywnie nie muszą być wcale najważniejsze dla innych podmiotów występujących na rynku. Co warte jest odnotowania, kryteria oceny ofert oraz ich wagi, które zostały wprowadzone przez zamawiającego w opisie potrzeb i wymagań, nie podlegają modyfikacji na etapie negocjacji ofert. Zamawiający powinien w pierwszej kolejności ustalić, do jakiej kategorii – zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych – zamawiający należy, czy stosuje się do niego ograniczenia lub też nakazy ustawowe (dotyczące niemożności stosowania jako kryterium wyłącznie ceny albo kryterium o wadze przekraczającej 60%), a przede wszystkim z jakim rodzajem i typem zamówienia mamy do czynienia. Zamawiający musi także ustalić czy będzie korzystał z kryterium kosztu, a jeżeli tak, to w jakim jego aspekcie. Niezmiernie ważne będzie ustalenie kryteriów jakościowych, które potencjalnemu wykonawcy dadzą odpowiedź na pytanie, jakie elementy, przy ocenie jakościowej przedmiotu zamówienia, zamawiający uznaje dla siebie za ważne, jak je będzie punktował i jaki wpływ będą one miały na wybór oferty najkorzystniejszej (waga).

Zgodnie z ustawą „Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu, lub oferta z najniższą ceną lub kosztem”. Jaką wagę będzie zatem miało kryterium cenowe? W jakich przypadkach cena lub koszt będą jedynym kryterium?