Zasady i zakazy obowiązujące przy szacowaniu wartości zamówienia

PZPgo: Jakie kwestie należy uwzględnić przy ustalaniu wartości zamówienia?

Justyna Oślislok: Przy ustalaniu wartości zamówienia należy pamiętać o zakazach wynikających z art. 29 PZP, czyli:

• zakazie zaniżania wartości zamówienia,

• zakazie wybierania sposobu obliczania wartości zamówienia,

• zakazie dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia.

Ponadto warto wziąć pod uwagę zasady szacowania wartości zamówienia wynikające z art. 30-33 PZP, dotyczące m.in.: zamówień udzielnych w częściach lub zamówień, w których dopuszczono możliwość składania ofert częściowych, podobnych dostaw, przewidywania zamówień udzielanych z wolnej ręki lub np. w przypadku zastosowania w danym postępowaniu opcji lub wznowień. Nie bez znaczenia jest również obowiązek zachowania należytej staranności podczas szacowania wartości zamówienia oraz to z jakim rodzajem zamówienia mamy do czynienia. Poszczególnym rodzajom zamówień, tj. usługom, dostawom i robotom budowlanym, dedykowane są bowiem inne przepisy. Przy ustalaniu wartości zamówienia nie należy zapominać również o tym, aby dokonane szacowanie było ważne i aktualne w rozumieniu art. 36 PZP.

W oparciu o jakie dane ustala się wartość zamówienia na roboty budowlane?

Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się w zależności od przedmiotu zamówienia, tj. tego czy przedmiotem jest wyłącznie wykonanie robót budowlanych, czy też zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych.

Jeżeli przedmiotem zamówienia jest wyłącznie wykonanie robót budowlanych, wartość zamówienia określa się albo na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego w oparciu o dokumentację projektową oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót, albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

Natomiast w sytuacji, w której przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, wartość zamówienia określa się na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

Kto ustala metody i podstawy sporządzenia tych danych?

Zasady, metody i podstawy sporządzania kosztorysu inwestorskiego oraz obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, zgodnie z brzmieniem art. 34 ust. 2 PZP, określa, w drodze rozporządzenia, Minister właściwy do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa.

Co stanowi postawę ustalenia wartości zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się, ciągłe lub podlegające wznowieniu w określonym czasie?

Zgodnie z art. 35 ust. 1 PZP podstawą ustalenia wartości zamówień na usługi lub dostawy, powtarzające się, ciągłe lub podlegające wznowieniu w określonym czasie, jest łączna wartość tych zamówień: udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem albo których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

Jaka jest zależność pomiędzy sposobem szacowania wartości zamówienia, a czasem trwania umowy?

Ustawa, a dokładniej art. 35 ust. 2 PZP, wprowadza zasady, które różnicują sposób szacowania wartości zamówienia, w zależności od okresu, na który została zawarta umowa.

Jeżeli zamówienia udziela się na czas:

1. nieoznaczony lub których okres obowiązywania nie może być oznaczony, wartością zamówienia jest wartość miesięczna pomnożona przez 48;

2. oznaczony, ale nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,

3. oznaczony, ale dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Jeżeli jednak chodzi o usługi, których łączna cena nie może być określona, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest:

1. całkowita wartość zamówienia przez cały okres jego realizacji – w przypadku zamówień udzielanych na okres oznaczony, nie dłuższy niż 48 miesięcy;

2. wartość miesięczna zamówienia pomnożona przez 48 – w przypadku zamówień udzielanych na czas nieoznaczony lub oznaczony, dłuższy niż 48 miesięcy.

Jak wygląda szacowanie wartości zamówienia, gdy zamawiający poza zamówieniem podstawowym zamierza udzielić również zamówienia z wolnej ręki lub np. skorzystać z prawa opcji, dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej?

W przypadku powtórzenia podobnych usług lub robót budowanych, dodatkowych dostaw, zamówienia uzupełniającego zgodnie z art. 31 ust. 1 PZP – wartością zamówienia jest wartość uwzględniająca wartość ww. zamówień, a więc wartość zamówienia podstawowego + wartość zamówień przewidywanych.

W przypadku zamówień, w których zamawiający określa w dokumentach zamówienia prawo opcji lub wznowienia, wartością zamówienia jest największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.

Wartością dynamicznego systemu zakupów jest łączna wartość zamówień objętych tym systemem, których zamawiający przewiduje udzielić w okresie obowiązywania dynamicznego systemu zakupów, natomiast wartością umowy ramowej jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie obowiązywania umowy ramowej.

Czego zgodnie z nową ustawą nie wolno robić zamawiającemu?

Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w art. 29 PZP, w którym zawarto zakazy związane z szacowaniem wartości zamówienia. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu zamawiającym nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Ponadto zamawiającym nie wolno dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy.

W jakich sytuacjach dopuszcza się dzielenie zamówienia na części?

Podział zamówienia na części jest zasadny zawsze wtedy, kiedy może wpłynąć na zwiększenie kręgu potencjalnych wykonawców, w tym w szczególności „otworzyć” zamówienie na małych i średnich przedsiębiorców lub zwiększyć konkurencyjność ofert. Ustawa w żadnej mierze nie definiuje jednak katalogu zakresów zamówień i sytuacji, w których podział zamówienia na części jest dopuszczalny. Wręcz przeciwnie – nacisk jest położony na  dokonanie podziału (jeżeli jest to możliwe i zasadne), a nie jego brak. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 91 ust. 2 PZP „Zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części”.

Jak wygląda kwestia szacowania wartości zamówienia, gdy zamawiający składa się z kilku jednostek organizacyjnych?

Powyższą kwestię reguluje art. 33 PZP. Zgodnie z nim - w przypadku, gdy zamawiający składa się z kilku jednostek organizacyjnych, całkowita wartość zamówienia jest ustalana dla wszystkich jednostek organizacyjnych łącznie, chyba że wyodrębniona jednostka organizacyjna zamawiającego, posiadająca samodzielność finansową, udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością.

Jak długo ważne jest szacowanie wartości zamówienia?

To, jak długo dokonane szacowanie zachowuje swoją ważność, zależy od rodzaju zamówienia.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 PZP ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z  postępowań.

Dziękujemy za rozmowę.